Alloggiati web: tutto ciò che c’è da sapere sulle comunicazioni dei dati alla Questura e le novità
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato attraverso il quale si inviano i dati degli ospiti di una struttura ricettiva.
Chi si affaccia al mondo degli affitti brevi avrà di certo sentito parlare della necessità di comunicazione delle generalità dei turisti accolti nel proprio appartamento.
Questa guida è pensata per aiutare i proprietari a comprendere rapidamente le nuove direttive, facilitando così l’invio tempestivo delle schedine.
Sia che questa procedura sia svolta manualmente sia che si utilizzi un software gestionale, vogliamo rendere il tutto più efficiente per gli host.
Noi di CleanBnB offriamo costantemente aggiornamenti su Alloggiati Web e su tutte le nuove modalità di collegamento e trasmissioni dati attraverso il Portale Alloggiati dando risposta ai principali quesiti dei proprietari:
Nella Gazzetta Ufficiale n. 246 del 14 ottobre 2021 è stato pubblicato il decreto del Ministero dell’interno del 16 settembre 2021 che stabilisce nuove modalità di comunicazione con le Questure.
Il decreto che modifica e integra il vigente del 7 gennaio 2013 è entrato in vigore lo scorso 12 gennaio.
Il portale Alloggiati Web è ora operativo secondo le nuove regole che saranno tutte evidenziate passo dopo passo in questo articolo.
Come funziona il sito alloggiati web
Per coloro che hanno stipulato contratti di locazione di breve durata, la normativa prevede l’obbligo di comunicare alla questura le informazioni sulle persone alloggiate.
Da qui il nome intuitivo del portale “Alloggiati web”, che consente di adempiere alle necessarie procedure in modo celere e informatizzato.
È bene sottolineare che la normativa è rigorosa e prevede anche forti sanzioni per gli host che non porranno in essere le procedure di identificazione e comunicazione.
L’Italia si attiene a elevati standard di sicurezza che richiedono a ogni proprietario di registrare le informazioni dei propri ospiti e di comunicarle alla Questura.
Il decreto sicurezza, difatti, aveva esteso ai gestori di affitti brevi obblighi già gravanti in capo ad albergatori e gestori di altre strutture ricettive.
Il portale alloggiati non è però sempre stato visto con favore dagli Host, soprattutto per quanto concerne la complessità del sistema.
Da tempo si auspicava a un servizio user friendly, immediato, veloce e disponibile anche per smartphone.
Come vedremo, tra le novità portale alloggiati 2022 c’è anche una nuova e più immediata modalità di autenticazione.
Alloggiati web: l’evoluzione delle modalità di comunicazioni delle generalità
- Prima del 2006 sussisteva già l’obbligo di comunicazione delle generalità degli ospiti.
Questo adempimento era eseguito manualmente attraverso la compilazione delle schedine alloggiati che poi venivano recapitate alla Polizia.
- Nel 2006 nasce il Portale Alloggiati Web
La nascita del portale rende più celere e agevole per gli albergatori la comunicazione dei dati alla Questura.
- A gennaio 2013 diviene obbligatorio l’utilizzo del sistema telematico
Il Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013 rende obbligatoria la comunicazione dei dati degli alloggiati.
- Nel 2018 la normativa viene estesa anche alle locazioni di breve durata
Facciamo chiarezza sulle novità del Portale Alloggiati Web.
Le novità che rivoluzionano Alloggiati Web
Dal gennaio 2022 è entrato in vigore il decreto 16 settembre 2021 che apporta modifiche al Decreto Ministeriale del 07/01/2013, stabilendo:
Autenticazione a due fattori
La prima volta che si accede al portale è necessario scaricare un file PDF contenente una tabella di codici (Codici di Sicurezza) da utilizzare per i futuri accessi.
Obbligo di comunicazione dei dati
In caso di soggiorno inferiore alle 24 ore ciò dovrà avvenire entro le sei ore dall’arrivo.
Possibilità di delegare l’adempimento
Ciò potrà avvenire solo a cura di personale identificato.
Conservazione delle ricevute dei dati trasmessi
Le ricevute nel portale vengono sovrascritte dopo 30 giorni, ma rimane obbligatorio il salvataggio da parte dell’albergatore per 5 anni.
Come recuperare le ricevute di Alloggiati Web?
Andando sul portale dal link Gestione Ricevute si consente all’utente di scaricare i file che attestano il numero di schedine alloggiati correttamente trasmesse in un dato giorno.
Le ricevute disponibili on line si riferiscono agli ultimi 30 giorni.
Ogni riga della tabella contiene la data della trasmissione, il numero di schedine inviate in quella data ed pulsante che consente all’utente il “download” del documento di ricevuta.
I documenti di ricevuta sono firmati digitalmente con un Codice di Controllo della Polizia di Stato e non possono essere modificati dall’utente, che dovrà avere cura di salvarli e presentarli qualora richiesto dalle competenti autorità.
Alloggiati web: un costante adeguamento ai tempi
Un processo costante di adeguamento ai tempi, non soltanto dal punto di vista del passaggio all’informatizzazione e alla digitalizzazione, ma anche di necessario supporto al tema più pregnante della sicurezza nazionale.
L’estensione della normativa agli affitti brevi aveva già colmato un’altra lacuna in tema di regolamentazione degli stessi.
Era stato così possibile identificare sempre maggiormente il mestiere di host a quello di un vero e proprio professionista dell’ospitalità.
Chi si avvicina al mondo delle locazioni di breve durata, vale a dire delle locazioni di immobile a uso turistico di durata non superiore a 30 giorni, stipulato da persone fisiche, al di fuori dell’esercizio di attività d’impresa, sa ormai che occorre essere in regola anche sul versante della sicurezza e delle comunicazioni web.
Come ottenere i codici per alloggiati web?
Il Portale Alloggiati è un sito web raggiungibile all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/.
Chiunque svolga o abbia intenzione di svolgere il mestiere di Host dovrà preliminarmente ottenere le proprie credenziali d’accesso al portale.
Bisogna, dunque, inoltrare richiesta di abilitazione per la trasmissione telematica dei dati degli ospiti.
Ogni host dovrà far riferimento alla Questura territorialmente competente e scaricare l’apposito modulo disponibile online.
La richiesta può essere effettuata a mezzo PEC e recapitata sempre all’Ufficio di territorio.
Si dovrà poi attendere la procedura di accredito con la comunicazione delle credenziali di accesso al servizio da parte della propria Questura.
Le credenziali d’accesso non sempre verranno inoltrate a mezzo PEC dalla Questura, in alcuni casi sarà necessario il ritiro in loco.
Quanto tempo ci vuole per avere credenziali alloggiati web?
Le tempistiche possono variare da provincia a provincia e possono andare da 48 ore ad un mese.
Ma le procedure sono molto snelle e accreditarsi e ricevere le credenziali è uno step che non può essere in alcun modo evitato per iniziare ad ospitare in quanto la comunicazione degli ospiti può avvenire solo attraverso il portale alloggiati.
Come effettuare la registrazione degli ospiti in Questura?
Una volta ottenute le credenziali di accesso, l’host sarà abilitato alla trasmissione dei dati.
Le modalità di richiesta delle credenziali sono dunque rimaste essenzialmente le medesime.
Con la riforma del 2022, però, il “Certificato Digitale”, è stato sostituito da un sistema di autenticazione che oltre a username e password richiede un comodo e sicuro codice OTP ricevuto via SMS.
Il certificato digitale rimane comunque in essere per quanti desidereranno continuare a utilizzarlo fino alla sua naturale scadenza.
Autenticazione con OTP, di cosa si tratta
L’autenticazione tramite OTP via SMS, è tra i metodi più diffusi e automatici per rendere più sicuri i processi di autenticazione e accesso ai dati sensibili online.
Il portale alloggiati ha un’interfaccia abbastanza intuitiva, occorrerà tuttavia avere dimestichezza con gli strumenti digitali al fine di non compiere errori.
Bisognerà eseguire il login con le proprie credenziali e poi procedere all’inserimento delle generalità.
Va da sé che i gestori degli appartamenti in affitto breve dovranno premurarsi di accogliere nelle proprie case private esclusivamente persone con documento di riconoscimento valido.
Quindi, accertarsi preventivamente che i propri ospiti siano muniti di carta di identità o documento equipollente se comunitari, di passaporto o documento con fotografia, che sia ritenuto equivalente in basa ad accordi internazionali, per i cittadini extracomunitari.
La nuova normativa alloggiati web 2022 offre anche la possibilità di delegare la comunicazione ad una società di gestione
La riforma appena entrata in vigore contiene un’altra importante novità, per chi intende avvalersi della gestione professionale della propria casa in affitto breve, consentendo di delegare questo fondamentale adempimento.
La gestione delle credenziali può dunque essere affidata ad un soggetto precedentemente identificato e dunque consentire all’host di assegnare al property manager la gestione delle comunicazioni dati alla Questura.
Come si compila la scheda alloggiati web?
I dati da inserire nella schermata sono: Cognome, Nome, Sesso, Cittadinanza, Data e Luogo di Nascita, tipo e numero documento. Tutti facilmente rilevabili dal documento di identità.
Inserire, poi, altri elementi importanti quali: Data di Arrivo, Permanenza, Tipo di Alloggiato (capo famiglia, capogruppo, ecc., ai quali seguiranno i dati degli altri eventuali membri del gruppo).
Riguardo alla permanenza, specifichiamo che i giorni da inserire sono quelli dichiarati dall’ospite al momento dell’arrivo. Se l’ospite prolunga la permanenza l’host deve aggiornare i dati.
Vediamo insieme quali peculiarità comporta l’inserimento
Occorre inserire i dati singolarmente per ciascun ospite, compilando correttamente le schedine alloggiati, scegliendo sulle diverse opzioni e poi cliccando sul tasto invio.
Dopo l’inoltro sarà possibile scaricare le ricevute che attesteranno la regolarità della trasmissione delle generalità.
L’host deve conservare i files con le ricevute per 5 anni.
Alloggiati web: cosa succede se non si dichiarano gli ospiti?
In caso di mancata comunicazione verranno erogate le pene di cui all’articolo 17 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza.
Le pene consistono nel pagamento delle sanzioni previste e prevedono anche l’arresto fino a tre mesi o una multa fino a 206 Euro, oltre alla sospensione temporanea dell’autorizzazione a svolgere attività ricettiva.
Si tratta quindi di un adempimento da non sottovalutare. Tutti gli host dovranno registrare sempre i propri ospiti, tutelando in tal modo sé stessi e la collettività.
Cosa fare se il Portale Alloggiati Web non funziona?
Trattandosi appunto di un portale potrebbe accadere che sia investito da un guasto temporaneo.
In questi casi la trasmissione delle comunicazioni potrà essere inviata tramite posta elettronica certificata alla questura competente facendo menzione dell’eventuale disservizio e chiedendo info sul prosieguo delle operazioni.
Questa modalità di trasmissione è consentita anche nel caso non siano sono state ancora ricevute le credenziali di accesso.
Il portale Alloggiati web ha rappresentato una necessaria innovazione nella gestione delle attività ricettive in primis e poi degli affitti brevi.
Come spesso ricordiamo, per noi di CleanBnB Spa ogni norma che regolamenta il settore degli affitti brevi, come quella che concerne le comunicazioni alloggiati, tutela il settore.
La gestione degli appartamenti per locazioni turistiche comporta dunque una serie di doverosi adempimenti burocratici che possono essere gestiti in proprio o attraverso società specializzate che si occupano di ogni fase dell’iter di accoglienza dell’ospite come CleanBnB.
La gestione Alloggiatiweb è completamente inclusa nel pacchetto dei servizi gestione affitti brevi di CleanBnB.
Articolo aggiornato al luglio 2024.
